7 نصائح لتستعيد توازنك النفسي في بيئة المكاتب المفتوحة

ربما سمع معظمنا أن جسم الإنسان غير مصمم للعمل في بيئات المكاتب. فالجلوس ساعات طويلة والتحديق في الشاشات وسط الإضاءة الاصطناعية في غرف مغلقة، يتعارض مع إيقاعات الجسم الطبيعية وتصميم جسده. وقد تسهم هذه البيئة في معاناة التوتر والإرهاق العاطفي والذهني نتيجة قلة النشاط البدني والعزلة الاجتماعية والضغط الحسي.

ثم ظهرت المكاتب المفتوحة بوصفها تصاميم حديثة لأماكن العمل تهدف إلى تعزيز التعاون وزيادة التعرض للضوء الطبيعي وخلق جو من الشفافية، إذ تختفي فيها الجدران والحواجز المادية بين الموظفين. فهل يمكن القول إذاً إنها أدت فعلاً إلى تحسين الصحة النفسية للموظفين؟ أم سببت زيادة القلق والتوتر؟ سنرى رأي العلم في ذلك.

كيف تؤثر المكاتب المفتوحة في الصحة النفسية للموظفين؟

في الواقع، يمكن أن تؤثر المكاتب المفتوحة سلباً في الصحة النفسية للموظفين من خلال زيادة التوتر والتحفيز المفرط والإرهاق العاطفي. فالضوضاء المستمرة، والمشتتات البصرية، وضعف التحكم الشخصي في البيئة المحيطة عوامل من شأنها أن تنشط استجابة الدماغ للتوتر، ما يؤدي إلى الانفعال وصعوبة التركيز.

وقد تناولت دراسة أجرتها جامعة كامبريدج عام 2021 تأثير الضوضاء في صحة الموظفين وأدائهم في المكاتب المفتوحة مقارنة بالمكاتب الخاصة الأكثر هدوءاً، فوجدت أنها أثرت سلباً في الصحة النفسية، على الرغم من أن الضوضاء لم تضعف الأداء الإدراكي الفوري بدرجة ملحوظة.

حيث أظهر المشاركون في بيئة صاخبة مزاجاً أسوأ، وتعبيرات وجه أكثر سلبية، ومؤشرات إجهاد فيزيولوجية أعلى، مثل زيادة معدل ضربات القلب والتعرق. وأكدت النتائج أن ضوضاء المكاتب المفتوحة تعد عامل توتر حقيقياً.

علاوة على ذلك، يمنع غياب الخصوصية التعافي العاطفي خلال يوم العمل، ما يجعل الموظفين يشعرون بالانكشاف والاستنزاف الذهني. إذ تبين في دراسة منشورة في المجلة الدولية لبحوث البيئة والصحة العامة عام 2024، شملت أكثر من 4000 موظف يعملون في مكاتب بتصاميم مختلفة، أن المكاتب الصغيرة المفتوحة ترتبط بارتفاع مستوى الإرهاق العاطفي والتوتر والتشتت، خصوصاً لدى النساء، بسبب الضوضاء وانعدام الخصوصية.

وكذلك كانت مكاتب العمل المفتوحة المشتركة؛ أي تلك التي لا يتمتع بها الموظف بمكتب خاص؛ وإنما يختار مكان جلوسه يومياً حسب المتاح، هي الأسوأ بالنسبة للرجال من الناحية النفسية والاجتماعية.

في حين ارتبطت المكاتب المشتركة التي يتشارك فيها عدة موظفين مكتباً مغلقاً، بأقل مستويات في ضغط العمل والإرهاق العاطفي لدى الرجال والنساء، ويعزى ذلك ربما إلى وجود توازن بين الدعم الاجتماعي والخصوصية.

الخلاصة: كلما قلت الخصوصية والتحكم الشخصي اللذين يتمتع بهما الموظف في مكان عمله، زاد احتمال تعرضه للتوتر والإرهاق العاطفي.

7 نصائح لتقليل الضوضاء والتوتر في المكاتب المفتوحة

على الرغم من أن المكاتب المفتوحة مصممة لتعزيز التعاون والمساواة، فغالباً ما تضر بتركيز الموظفين ومستويات التوتر لديهم وسلامتهم النفسية. للتغلب على هذه الآثار السلبية، يمكنك تطبيق هذه النصائح:

قلل الضوضاء والمشتتات: استخدم سماعات رأس عازلة للضوضاء، فهي تقلل التشتت وتسهم في الحفاظ على التركيز في أثناء العمل المهم. كما يمكن لبعض النصائح الفعالة أن تزيد حضورك الذهني في العمل، وهذا ما ستجده في هذا المقال.
وضح مدى توافرك: ضع إشارات مرئية واضحة تبين مدى توافرك؛ مثل أشرطة أو أوراق ملونة، كأن يشير الأحمر إلى "ممنوع الإزعاج"، والأصفر إلى "متاح لكن يفضل التركيز"، والأخضر إلى "متاح ومستعد للتعاون".
ابحث عن أماكن خاصة: إن وجود غرف أو مكاتب جانبية هادئة يمكن أن يحقق التوازن بين التعاون والخصوصية. لكن، إذا كان مساحة عملك تفتقر إلى مثل هذه الأماكن، فحاول إيجاد زوايا هادئة أو استخدام المساحات القريبة، مثل غرفة اجتماعات أو منطقة خارجية، للعمل الذي يحتاج إلى تركيز عال.
حافظ على مساحة عملك مرتبة: يعوق المكتب غير المنظم التركيز ويسبب تشتتاً وإجهاداً بصرياً لك وللآخرين في المكاتب المفتوحة. لذا، تخلص بانتظام من الأغراض التي لا تحتاج إليها، واحتفظ فقط بالأدوات الأساسية في متناول يدك. إضافة إلى ذلك، احرص على العمل في مكان جيد الإضاءة والتهوية.
اعتمد العمل الهجين لتحسين صحتك: يجمع العمل الهجين بين العمل عن بعد والعمل في المكتب، ما يساعد الموظفين على تحقيق التوازن بين التركيز والتعاون. يقلل هذا النموذج المرن عوامل التشتيت ويخفف التوتر والإرهاق العاطفي.
تعلم تقنيات إدارة التوتر: يمكنك مثلاً أخذ فترات راحة قصيرة بعيدة عن مساحة العمل المفتوحة لإعادة ضبط انتباهك، وممارسة تمارين اليقظة والتنفس العميق لتقليل الاستجابات الفيزيولوجية للتوتر.
احرص على بناء علاقات إيجابية في العمل: اتخذ خطوات صغيرة للتواصل مع زملائك وتعزيز روح الفريق. على سبيل المثال، انضم إلى استراحات القهوة أو الغداء أو نسقها لقضاء وقت ممتع معاً. وابدأ محادثات ودية غير رسمية، فحتى المحادثات القصيرة تسهل التعاون وتضفي على مكان العمل متعة أكبر.