3 نصائح عملية ستجعلك تتذكر مهامك وواجباتك مهما كثرت

ملخص: إدارة المهام أو تدبير الشؤون اليومية ليس سهلاً في ظلّ تسارع إيقاع الحياة والعمل. يلجأ العديد من الناس إلى بعض الأساليب والحيل التي تساعده على ترتيب مهامه؛ لكنّ ثمة إجراءات بسيطة يمكن أن تسهّل عملية تذكر هذه الواجبات وتنظيمها. إنها 3 إجراءات يعرضها هذا المقال مع كيفية تطبيقها، وإليك التفاصيل.

ليس من السهل أبداً أن تتابع ما يجري من حولك إذا كنت شخصاً مشغولاً للغاية. قد تنسى بعض المواعيد النهائية أو المعلومات المهمة وتجد صعوبة في أداء عملك أو الالتزام بمسؤولياتك اليومية. ثمة إجراءات سهلة تساعدك على تجاوز ذلك. لن تحلّ هذه الإجراءات مشكلتك تماماً لكنّها ستخلّصك على الأقلّ من الشعور بالتوتر. ربّما حان الوقت إذاً كي تُجري بعض التغييرات المهمة.

وفقاً لما أورده موقع سايكولوجي توداي (Psychology Today)؛ فإن الأمر يتعلّق بتعديلات بسيطة في الوظائف الدماغية التلقائية التي تعمل مثل آليات معلوماتية بسيطة. إليك 3 من هذه الإجراءات.

الإجراء الأول: ضع إشارات تذكير في مساراتك اليومية

عندما تحتاج إلى التأكد من إنجاز عمل ما في المستقبل القريب، لا تكتفِ بحِفظه في ذهنك أو إضافته إلى قائمة المهام الطويلة أصلاً. بدلاً من ذلك، اسأل نفسك متى يجب عليك إنجازه وما المقرّر فعله في ذلك الوقت في إطار روتينك اليومي. أجرِ تعديلاً بسيطاً يجعلك تتذكّر هذا العمل عندما يحين الوقت. المطلوب منك هو إضافة إشارة معينة في مسارك الشخصي اليومي تذكّرك باستمرار بما يجب عليك فعله في ذلك الوقت المحدّد.

على سبيل المثال؛ إذا كان عليك بدء يومك بإجراء اتصال هاتفي أو إرسال رسالة ما، فاكتبْ تذكيراً بذلك وألصقه وسط شاشة حاسوبك. إذا كان عليك أن تأخذ شيئاً في طريق ذهابك إلى العمل ضع شيئاً يذكّرك به بالقرب من باب البيت، وإذا كان عليك التوقف في طريق العودة ألصق تذكيراً في مقود سيارتك، وهكذا دواليك.

هذا الإجراء أكثر فعالية في التذكير بالمهام البسيطة التي يتعيّن إنجازها في أوقات محددة. مهما كانت الوسيلة التذكيرية التي ستستخدمها، فإن الأهم هو أن تكون في طريقك. ينبغي لهذه الإشارات التذكيرية أن تكسر روتينك اليومي كي تحقّق غايتها.

الإجراء الثاني: تحويل الملاحظات إلى رسائل موجهة إلى الذات

لا بدّ أنك تعرّضت يوماً ما إلى المشكلة التالية: في غمرة انشغالك بمهمة معينة، تتذكر فجأة مهمة ثانية أو تصادف في طريقك عنصراً أساسياً في مهمة ثالثة. فتقول في نفسك: "سأفعل ذلك لاحقاً" ثم تسجّل هذا الأمر جانباً وتنسى أن تعود إليه لاحقاً. وعندما تصادف هذه الملاحظة من جديد يكون أوانها قد فات في الغالب.

إليك الإجراء المناسب: كلّما تذكّرت شيئاً يتعيّن عليك فعله أو أخذه بعين الاعتبار؛ لكنّك لا تستطيع التعامل معه فوراً، افترض أنك ستنساه. الحلّ هو أن تحمل معك مذكرة ملاحظات أينما حللت أو ارتحلت. يمكنك الاعتماد على مذكرة رخيصة ومتينة تكون باستمرار في متناولك. كلّما بدر إلى ذهنك موضوع معين في توقيت غير مناسب سجّله في هذه المذكرة، وعُدّ هذه الملاحظات رسائل موجهة إلى "شخصك الذي قد ينسى" مستقبلاً. بدلاً من محاولة تذكّر كلّ شيء في لحظة واحدة، ضع مواعيد تذكير منتظمة للاطّلاع على مذكرتك. كلّما أنهيت مهمّة أو كنت عائداً من استراحة، ألقِ نظرة عليها؛

لكن كن حذراً فعملية تسجيل الملاحظات يجب ألّا تتحوّل إلى عبء إضافي. عليك أن تكتفي برسم خطّ أفقي في الصفحة وتدوين ما تريد تذكّره في المستقبل، فالأمر يتعلق فقط برسائل مختصرة توجّهها إلى نفسك وليس بمذكرات مفصّلة، ثم شطّب على المهام التي أنجزتها، ومزّق الصفحة التي شُطّب عليها بالكامل، ثم تخلّص من المذكرة التي امتلأت عن آخرها واشترِ أخرى جديدة، وهكذا دواليك.

الإجراء الثالث: إعادة البرمجة الذاتية

إذا أردت التخلّص بالمرّة من آفة النسيان يمكنك أن تعيد برمجة ذاتك بالاعتماد على بنيات شَرْطية بسيطة من نوعية "إذا" و"يجب". هذا ما نطلق عليه اسم "نوايا التنفيذ". أثبتت عدة أبحاث فعالية هذا الإجراء؛ لكن كيف يمكن تطبيقه؟

عليك أولاً أن تحدّد "محفّز الإجراء"؛ أي ذلك الحدث الذي يتضمّنه روتينك اليومي وتريده أن يكون نقطة انطلاق نشاط آخر. على سبيل المثال؛ "إذا" كنتُ مطالباً بتذكّر أخذ شيء إلى المنزل غداً، "يجب" أن أسدّ مدخل البيت بشيء كبير ملحوظ. "إذا" كنتُ عائداً من الاستراحة، "فيجب" أن ألقي نظرة على مذكرتي. لا تفكر كثيراً، فصيَغ "إذا" و"يجب" ليست موجّهة إلى الجزء الواعي من شخصيتك بل إلى الجزء المسؤول عن إدارة آلياتك العقلية.

لكن عليك أن تنتبه إلى أن هذه البرمجة لن تنجح إذا فكّرت فيها مرة واحدة فقط. يجب أن تبذل جهداً أكبر في مخاطبة الجزء التلقائي من شخصيتك. والمدهش أن الأبحاث أظهرت أن عملية البرمجة تكون أسهل عند كتابة صيغة "إذا ويجب" 3 مرات ثم تحديد محفّز الإجراء (إذا: الشرط) والإجراء نفسه (يجب: جواب الشرط). خذ مذكرتك الجديدة إذاً واكتب صيغة الرسالة "إذا ويجب" ثم حدد طرفيّ الجملة الشرطية وافصل بينهما، وكرّر العملية 3 مرات، ثم شطّب على كلّ ما كتبته، فكلّما نجحت هذه التقنية ستتمكن من تخفيف أعباء عملك.