اتبع هذه النصائح لتضمن نجاح تواصلك عبر الهاتف

التواصل الفعال في عصر الاتصالات الافتراضية

هل من الممكن أن نبعث رسالة نصية إلى أيّ شخص؟ وهل يجب علينا أن نردّ على الاتصالات الهاتفية كلّها؟ وهل يتعيّن علينا أن تستأذن قبل إجراء اتصال بالفيديو؟

إذا لم يسبق لك طرح هذه الأسئلة على نفسك فهذا يعني أنك لا تدرك وجود قواعد يجب احترامها في مجال التواصل الافتراضي؛ إذ يمكن أن يكون اختيار طريقة الاتصال المناسبة في عصر البريد الإلكتروني والرسائل النصية والصوتية واتصالات الفيديو أمراً محيراً.

في هذا الإطار، اهتمّ مقال نقله موقع سلات (Slate) عن صحيفة واشنطن بوست (Washington Post)، بالتدابير التي يجب أخذها بعين الاعتبار قبل إجراء اتصال افتراضي مع شخص ما.

5 نصائح لتحقق أهدافك من التواصل الهاتفي

إذا كانت صحيفة واشنطن بوست قد عادت إلى الاهتمام بالرسائل الصوتية التي تعدّ تقنية قديمة، فهذا يعود إلى تراجع شعبيتها في أوساط الأجيال الجديدة. فقد كشفت شركة فوناج (Vonage) الأميركية المختصة في خدمات الاتصالات سنة 2014، أن حجم الرسائل الصوتية المسجّلة يتراجع بمرور السنوات. ولخصت صحيفة واشنطن بوست هذه القواعد بالقول: "لا ترسل رسالة صوتية" لأنها غير عملية وغير مفيدة ويمكن تعويضها برسالة نصية مكتوبة.

وقالت محلّلة التّوجهات الحديثة في مجال الاتصالات، جين بكنغهام (Jane Buckingham)، في تصريح للإذاعة الوطنية الأميركية (NPR): "يلوم الناس جميعاً أبناء الجيل الجديد على أنانيتهم واستئثارهم بالحقوق كلّها؛ لكنّني أظن أنهم يمثلون ببساطة جيلاً براغماتياً بامتياز لأنهم يختارون الوسيلة العملية لنقل المعلومة إذا تبين لهم أن الرسالة الصوتية لا تفي بالغرض، على الرغم من أن ذلك لا يصحّ في الحالات جميعها". لكن قواعد التواصل لا تقتصر على هذا الجانب فقط. لهذا؛ نقدم إليك بعض النصائح الإضافية في هذا المجال:

• أرسل رسالة نصية قبل الاتصال بالطرف الآخر: استقبال مكالمة هاتفية قد يكون مزعجاً لبعض الأشخاص، الذي قد يضطر للردّ على الرغم من انشغاله، ولا يستطيع رفض الاتصال أو حظره. ووفقاً لبحث أجراه المعهد الوطني الفرنسي للإحصاء والدراسات الاقتصادية (INSEE)؛ فإن 2% من مستخدمي الهاتف المحمول لا يردّون أبداً على المكالمات بينما يلجأ 30% منهم إلى حظرها. لذا؛ من الأفضل أن تحدّد موعداً مسبقاً لاتصالك أو تتواصل مع مخاطَبك باستخدام الرسائل النصية.
• لا يتعيّن عليك الردّ على المكالمات كلّها: إذا كان بعض مستخدمي الهاتف قد فهم هذه النصيحة مسبقاً ووظف تقنية حظر الاتصالات، فقد اعتاد آخرون في المقابل على الاستجابة إلى الاتصالات كلّها في أيّ ظرف. إذا لم يكن الوقت مناسباً لك فلست مجبراً على الردّ، ويمكنك أيضاً أن تخبر الآخرين عن مواعيد استقبالك المكالمات إذا كان ذلك ضرورياً.
• عبّر عن العواطف بالصوت والأخبار برسالة نصية: ليست رموز الإيموجي الضاحكة أو علامات الترقيم فعّالة دائماً في التعبير عن مشاعرك. لذا؛ بادر إلى إجراء مكالمة هاتفية ولو كانت غير ممتعة. ويمكنك في المقابل الاكتفاء برسالة إلكترونية أو نصية إذا كنت تريد إخبار الآخرين بموعد معين أو طلب معلومة ما.
• لا تستخدم مكبّر الصوت في هاتفك في أثناء المكالمات.