كيف تميز العبارات السامّة في مراسلات البريد الإلكتروني الخاص بالعمل؟

ملخص: بخلاف السلوكيات العدوانية المباشرة والواضحة، يستخدم بعض الأشخاص أحياناً ضمن مراسلات البريد الإلكتروني في العمل صيغاً مبطنة قد تبدو عادية وحتى مهذبة للوهلة الأولى، وعلى الرغم من ذلك فإنها تُشعر المستلم بالإساءة فيما يعرف بالعدوانية السلبية. ولإجراء تحقيق حول هذا الموضوع؛ درست شركة أدوبي الرسائل الإلكترونية الخاصة بالعمل لدى عينة من 1,000 موظف تتراوح أعمارهم بين 25 و64 عاماً ووضع التقرير تصنيفاً لأكثر العبارات العدوانية السلبية المكروهة بين الموظفين، فما هي يا ترى؟

بخلاف السلوكيات العدوانية المباشرة والواضحة، يستخدم بعض الأشخاص أحياناً ضمن مراسلات البريد الإلكتروني في العمل صيغاً مبطنة قد تبدو عادية وحتى مهذبة للوهلة الأولى وعلى الرغم من ذلك فإنها تُشعر المستلم بالإساءة فيما يعرف بالعدوانية السلبية، فكيف يمكن التعرّف إليها والتغلب على تأثيرها؟

اعتدنا أن نقضي يومياً أكثر من 3 ساعات في التحقق من البريد الإلكتروني الخاص بالعمل بوصفه أداة رئيسية للتواصل مع الزملاء لكن كما هي حال التفاعلات الاجتماعية كلها؛ يتطلب التواصل بهذه الطريقة إتقان فن صياغة العبارات إذ خلصت دراسة أجرتها شركة برمجيات الكمبيوتر أدوبي (Adobe)، إلى أن ثمة أنواعاً من التعابير ينبغي تجنب استخدامها في هذا الصدد.

كيف تميز التعابير العدوانية السلبية في رسائل البريد الإلكتروني؟

ما هي التعابير العدوانية السلبية في مراسلات البريد الإلكتروني؟ هي عبارات قد تبدو عادية ومهذبة ومألوفة ولكنها مبطنة في حقيقة الأمر. أما تعريف اضطراب الشخصية العدوانية السلبية وفقاً للنسخة الثالثة من الدليل التشخيصي والإحصائي للاضطرابات النفسية والعقلية فهو: رفض المقتضيات المهنية والاجتماعية بطريقة غير مباشرة من خلال استخدام أسلوب التهرب والمماطلة والعناد والفشل والنسيان المتعمّدين. وعلى الرغم من ذلك، فقد حُذف هذا المفهوم من النسخة الرابعة من الدليل وذلك لنقص الدراسات العلمية حوله.

وسواء كان المرء يلجأ إلى أساليب التلاعب هذه عن غير وعي أو بسبب عداء يضمره في نفسه، فإنه يخفي داخل ما تبدو عبارات مهذبة إملاءات على الطرف الآخر. وقد أصبح هذا الأسلوب شائعاً جداً في مراسلات البريد الإلكتروني الخاص بالعمل، وسبباً لغضب الكثيرين في الوسط المهني. وبالإضافة إلى الإساءة إلى مستلم الرسالة، قد تمنع هذه الصيغ المُرسِل من تحقيق الغرض الأساسي من البريد الإلكتروني الذي أرسله، وهو جمع المعلومات ذات الصلة أو المضي قدماً في العمل على المشروع الحالي مثلاً.

فن كتابة رسالة بريد إلكتروني: تجنَّب هذه العبارات

لإجراء تحقيق حول هذا الموضوع؛ درست شركة أدوبي الرسائل الإلكترونية الخاصة بالعمل لدى عينة من 1,000 موظف تتراوح أعمارهم بين 25 و64 عاماً ووضع التقرير تصنيفاً لأكثر العبارات العدوانية السلبية المكروهة بين الموظفين وهي كما يلي:

"لستُ متأكداً مما إذا كنتَ قد قرأتَ رسالتي الأخيرة" (25%).
"كما ذكرتُ في رسالتي الأخيرة" (13%).
"لاحقاً لمناقشتنا" (11%).
"هل من مستجدات حول هذا الموضوع؟" (11%).
"أعتذر عن مراسلتك مرتين" (10%).
"شكراً لك على كذا" (9%).

يمكن لتحليل البريد الإلكتروني المرسل في العمل بالاستناد إلى النهج السلوكي المعرفي أن يتيح لنا معرفة الكثير عن شخصية المُرسِل. وقد يكشف هذا التحليل عن سمات مثل قلة الصبر أو الافتقار إلى البصيرة أوحتى عن الاختلافات بين الأجيال في مكان العمل، والعديد من المؤشرات الأخرى التي تتيح لنا إدراك ما تخبئه عبارات محددة مثيرة للقلق.

كشفت الدراسة أيضاً أن المستجيبين الأصغر سناً يفضلون الإعلان عن مغادرتهم الشركة عبر البريد الإلكتروني (44% ممن تتراوح أعمارهم بين 18 و24 عاماً) بدلاً من التحدث مباشرة مع الأشخاص وجهاً لوجه، وهذه هي الحال أيضاً بالنسبة إلى 52% من الأشخاص الذين تتراوح أعمارهم بين 25 و34 عاماً و77% من الموظفين الذين تتراوح أعمارهم بين 35 عاماً وأكثر.

الاتصال المفرط بالبريد الإلكتروني يعزز تأثير العدوانية السلبية

إضافةً إلى السلوكيات العدوانية السلبية التي قد نقع ضحية لها، فإننا نقضي الكثير من الوقت في تصفح صندوق الوارد للبريد الإلكتروني الخاص بالعمل؛ إذ أظهر الاستطلاع أن الناس يتحققون من بريدهم الإلكتروني في أثناء مشاهدة التلفاز (60%) أو في الحمام (40%) أو في أثناء التحدث على الهاتف (35%) أو ممارسة الرياضة (16%) كما أظهر أن الأشخاص الذين تتراوح أعمارهم بين 18 و24 عاماً هم الأكثر ميلاً للتحقق باستمرار من البريد الإلكتروني الخاص بالعمل، حتى خلال الإجازة! وعلى الرغم من أن فرز الرسائل الإلكترونية المتراكمة قد يمنحهم شعوراً بالراحة، فإن الحفاظ على العافية النفسية يتطلب الانفصال تماماً في أوقات معينة عن البريد الإلكتروني الخاص بالعمل ومشاعر القلق المرتبطة به.